KWANINI tusijenge mfumo wa baruapepe serikalini ili kila mtumishi wa umma afanye mawasiliano ya kiofisi kupitia utaratibu huo?

Ndilo swali lililoifanya Mamlaka ya Serikali Mtandao (e-GA) miaka 10 iliyopita, kusanifu na kujenga mfumo wa baruapepe wa serikali (Government Mailing System (GMS) mwaka 2014.

Wakati huo ukiitwa Wakala wa Serikali Mtandao – eGA), Mkurugenzi Mkuu wa Mamlaka ya Serikali Mtandao (e-GA) Mhandisi Benedict Ndomba, anasema.

Anongeza kuwa dhamira ya ujenzi wa mfumo huo ni kurahisisha mawasiliano kati ya taasisi za umma na wadau wake, kuimarisha usalama wa taarifa za serikali.
 Teknolojia ya Habari na Mawasiliano (TEHAMA) ni nyenzo muhimu na wezeshi katika utendaji kazi wa shughuli mbalimbali, zikiwamo za kijamii na kiuchumi pamoja na utoaji wa huduma kwa umma, anasema Ndomba.

Anabainisha kuwa, kabla ya maendeleo ya sayansi na teknolojia, mawasiliano rasmi ya kiofisi baina ya taasisi na wadau wake yalikuwa ni barua na majalada, yote yakitumia karatasi.

Ilikuwa ni gharama kubwa na mchakato wenye kuchukua muda mrefu, hivyo kupunguza tija na ufanisi katika utendaji kazi na utoaji huduma kwa umma.

Hivyo, katika jitihada za kutafuta suluhisho la changamoto hizo na kutokana na fursa ya maendeleo ya teknolojia, e-GA ilisanifu na kuanza ujenzi wa mfumo huo wa baruapepe serikalini.

 “Lengo la hatua hii ilikuwa ni kuboresha huduma ya mawasiliano baina ya taasisi za umma na wadau wake,” anasema Ndomba.

Anakiri kuwa GMS imerahisisha mawasiliano katika taasisi za umma na wadau wake pamoja na kuwawezesha viongozi na watendaji kufanya uamuzi kwa wakati.

Anafafanua kuwa kabla ya kuwapo kwa mfumo huo, baadhi ya taasisi za serikali zilikuwa zinatumia mifumo ya baruapepe binafsi iliyotengenezwa na makandarasi.

Wengine walitumia baruapepe za muda mfupi kutoka kwa watoa huduma kama vile Yahoo na Gmail kwa ajili ya kubadilishana taarifa na nyaraka mbalimbali.

 “Mifumo ya baruapepe ya aina hii inakabiliwa na changamoto mbalimbali za kiusalama, kwani utunzwaji wa taarifa hizo haukuwa wazi kwa serikali kwa kuwa, hakukuwa na makubaliano yoyote kuhusu usalama wa taarifa kati ya serikali na watoa huduma wanaomiliki mifumo hii,” anafafanua Ndomba.

Anabainisha kuwa, gharama za ununuzi na uendeshaji wa mifumo hiyo zilikuwa kubwa na ufanisi ulikuwa mdogo.

Anasema matumizi ya mfumo wa GMS sio tu umeokoa kiasi kikubwa cha fedha serikalini, bali pia umehakikisha usalama wa taarifa zake na uhakika wa upatikanaji wa huduma ya mawasiliano kwa njia ya baruapepe katika taasisi za umma.

“Katika kipindi cha miaka 10 tangu kuanza kutumika kwa mfumo wa GMS, mawasiliano kwa njia ya baruapepe kati ya taasisi za umma yamekuwa ya uhakika na salama zaidi.

“Ikiwa ni pamoja na kuziwezesha taasisi zote za umma kufanya mawasiliano kwa njia ya baruapepe kwa kutumia kikoa (domain) cha ofisi husika hali inayowezesha utambulisho wa taasisi inayohusika,” anasema Ndomba.

Anaongeza kuwa, moja ya majukumu ya mamlaka ni kutengeneza miundombinu na mifumo shirikishi kwa ajili ya matumizi ya taasisi za umma kwa lengo la kupunguza kurudufu mifumo ya TEHAMA.

Hivyo, anasema usanifu, ujenzi na matumizi ya mfumo huo wa GMS, ambao sasa unatumiwa na taasisi zote za serikali, umeondoa utitiri wa mifumo ya baruapepe iliyokuwa ikitumiwa katika taasisi mbalimbali za umma.

Aidha, umepunguza gharama za uendeshaji kwa serikali kwa kila taasisi kununua na kuendesha mfumo wake wa baruapepe.

Ndomba anasema hadi sasa jumla ya taasisi na vituo vya kutolea huduma zaidi ya 700 zinatumia mfumo wa GMS zikiwamo wizara na idara zinazojitegemea, mashirika ya umma, taasisi za umma, majiji, manispaa, mamlaka na wakala za serikali pamoja na halmashauri za wilaya.

 “Mfumo wa GMS hufanyiwa maboresho mara kwa mara kadri mabadiliko ya teknolojia yanavyojitokeza ili kudhibiti usalama wa mfumo pamoja na kukidhi mahitaji ya watumiaji.

“Kwa kuwa, kadri mabadiliko ya teknolojia yanavyojitokeza, pia mahitaji ya watumiaji katika mfumo huongezeka na wakati mwingine, inatupasa kuongeza mambo mapya ili kukidhi mahitaji ya watumiaji,” anasisitiza Ndomba.

Kadhalika, anasema kuwapo kwa mfumo wa baruapepe wa serikali kumewezesha taasisi zote za umma kuwa na baruapepe zenye kikoa cha jina la taasisi husika kwa watumishi wake wote bila kujali taasisi ina uwezo kifedha au lah.

Mkurugenzi Mkuu wa Bodi ya Wahasibu Tanzania (NBAA) Pius Maneno, anasema, mfumo wa GMS umerahisisha kutuma na kupokea barua ndani ya taasisi za umma.

Anasema awali kutuma barua za kawaida kulitumia muda mrefu hadi kufika ofisi iliyokusudiwa na muda mwingine barua hiyo hufika kwa kuchelewa na kuathiri utoaji huduma.

 “Sasa hivi kupitia GMS kila taasisi imetengenezewa akaunti maalumu kwa ajili ya kutuma barua, hapa NBAA tunatumia [email protected] na baada tu ya kubonyeza kitufe cha kutuma, barua inakuwa imemfikia mhusika bila kuchelewa,” anasema Maneno.

Ofisa TEHAMA Mwandamizi Tume ya Taifa ya Sayansi na Teknolojia (COSTECH), Salumu Ally Kulindwa, anaipongeza e-GA kwa kutimiza miaka 10 ya matumizi ya mfumo wa GMS, na kuishauri e-GA kuimarisha ushirikiano zaidi kati yake na taasisi nyingine za umma ikiwamo COSTECH.

“Katika miaka 10 ya matumizi ya mfumo wa GMS, COSTECH tunajivunia sana mfumo huu kwani e-GA imekuwa ikitoa ushirikiano wa haraka pale tunapopata changamoto yoyote katika matumizi ya mfumo huu au hata mfumo mwingine, e-GA hutatua changamoto hizo na kutoa mrejesho kwa wakati,” anasema Salum.

Ofisa Uhusiano na Mawasiliano Mwandamizi wa Bodi ya Wahasibu Tanzania (NBAA), Margreth Kageya, anasema mfumo wa GMS umerahisisha utumaji na upokeaji wa taarifa za serikali kwa taasisi za umma.

Dk. Adolar Duwe, Ofisa Utumishi Mkuu kutoka Idara ya Utawala na Rasilimali Watu Bohari ya Dawa (MSD) anasema, anasema awali gharama za uendeshaji wa mifumo ya baruapepe katika taasisi za umma zilikuwa kubwa.

Anaeleza kuwa changamoto yoyote ya mfumo ilikuwa ikitokea, ilibidi kumlipa mkandarasi kuleta mtaalamu aliyejenga mfumo huo ili kutatua changamoto husika.

Mkurugenzi wa Usimamizi wa Huduma za TEHAMA wa e-GA, Ricco Boma, anasema  mamlaka hutoa mafunzo ya usimamizi wa mfumo huo ili kuwajengea uwezo maofisa wa vitengo vya TEHAMA serikalini, waweze kusimamia ipasavyo uendeshaji wa mfumo huo kwa ufanisi zaidi.

Meneja wa Huduma za Sheria wa e-GA Kamishna Msaidizi Mwandamizi wa Jeshi la Polisi (SACP) Rafael Rutahiwa, anatoa wito kwa watumishi wa taasisi za umma, kutumia mfumo wa GMS, kila wanapofanya mawasiliano ya serikali, kwani kutokufanya hivyo ni uvunjifu wa Sheria ya Serikali Mtandao ya Namba 10 ya Mwaka 2019.

Katika kuadhimisha miaka 10 ya matumizi ya GMS, faida nyingi zimepatikana zikiwamo kuongezaka kwa tija na ufanisi wa huduma ya mawasiliano serikalini, pamoja na kuimarika kwa usalama wa taarifa za serikali.